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關于做好學院2017年度檔案歸檔工作的通知



作者:檔案室(shi)  來源:原創(chuang)  時間:2018-01-17  責任編(bian)輯:王曉楓

學院各單位:


根(gen)據《高等(deng)學校(xiao)檔(dang)案管(guan)理(li)辦法》的規定要求,為(wei)了促進學院檔(dang)案管(guan)理(li)工(gong)作的制(zhi)度化、規范化,我院啟(qi)動2017年度檔(dang)案歸檔(dang)工(gong)作,請各(ge)單位將本(ben)(ben)部門2017年本(ben)(ben)年度產生的屬于歸檔(dang)范圍的各(ge)類文件(jian)資料,按歸檔(dang)要求整理(li)好(hao)移(yi)交檔(dang)案室,現(xian)就歸檔(dang)具體事宜通知如(ru)下:


一、歸檔范圍

1.2017年(nian)度學(xue)院各(ge)單位收到的上級及(ji)業務主管部門(men)下發的與學(xue)院有直(zhi)接(jie)關系并(bing)需要執行的文件材料。

2.2017年度學院各(ge)級領導及教(jiao)(jiao)職(zhi)工(gong)參加教(jiao)(jiao)育部、教(jiao)(jiao)育廳、河南(nan)省政府及其(qi)它單位召開(kai)的重要會議的相關文(wen)件(電子或紙質的)。

3.學院(yuan)舉行重(zhong)大活動(dong)形(xing)成的文(wen)件(jian)材(cai)料。如(ru):學院(yuan)召開黨代會、教(jiao)代會、及其他重(zhong)大活動(dong)形(xing)成的各類文(wen)件(jian)材(cai)料。

4.各(ge)單位(wei)在(zai)2017年度(du)工(gong)作過程(cheng)中(zhong)形(xing)成的(de)具有查(cha)考利用價值且(qie)辦理完畢的(de)文件(jian)(jian)(jian)材(cai)(cai)料。包括(kuo)每份文件(jian)(jian)(jian)材(cai)(cai)料的(de)正文與(yu)附件(jian)(jian)(jian),印件(jian)(jian)(jian)與(yu)定稿(gao),請示(shi)與(yu)批復,轉發文件(jian)(jian)(jian)與(yu)原件(jian)(jian)(jian)等。

5.學(xue)院職能部門與校(xiao)外單位簽訂的合作協(xie)議、相(xiang)關合同,以及在業務(wu)往來中(zhong)形成的具有(you)保存價值(zhi)的證明、決議等文件。

6.各種(zhong)載(zai)體(如照片、光盤、磁(ci)盤、電(dian)子文件等(deng))檔案應隨相(xiang)應紙質文件材料(liao)同(tong)時(shi)歸檔。

7.以(yi)(yi)學(xue)院名義獲(huo)得的(de)各(ge)種證書、獎牌、獎杯、錦旗以(yi)(yi)及在(zai)校際交流中具有保(bao)存價值的(de)實物檔案應隨相(xiang)關紙質文件同時歸檔。

8.各個部門(men)歸檔材料請參考 附件1《河南(nan)大(da)學民生(sheng)學院文(wen)件材料歸檔范(fan)圍(wei)和保管(guan)期(qi)限表》。


二、歸檔程序

1.依學(xue)院要(yao)求各單位需(xu)安排(pai)一位兼職檔案員,將2017年(nian)度學(xue)校黨(dang)政管(guan)(guan)理(li)、教學(xue)、學(xue)生(sheng)管(guan)(guan)理(li)、科(ke)研、外事、基建、資產與設備(bei)管(guan)(guan)理(li)、出版發行等(deng)活動中產生(sheng)的具有保存價值的文件材料和需(xu)要(yao)貫徹執行的上級機關(guan)來文等(deng)收集(ji)齊全完整,進行分類整理(li)并(bing)排(pai)好(hao)文件的次序。

2.請(qing)兼職(zhi)檔案員填寫卷內目錄(lu)(lu)(或歸檔文件目錄(lu)(lu))、移交目錄(lu)(lu)(見(jian)附件2、附件3)。打印移交目錄(lu)(lu)一(yi)式二(er)份,按歸檔要求(qiu)進行(xing)驗收,驗收合格雙(shuang)方簽(qian)字(zi)。部門留一(yi)份,交檔案室一(yi)份存檔。


三(san)、歸檔要求

1.隨著學院改(gai)革(ge)、發展,結(jie)合本部門(men)職責審(shen)定文件(jian)(jian)材(cai)料,并按(an)要求組織(zhi)好本單(dan)位文件(jian)(jian)材(cai)料的整(zheng)理、錄入、歸(gui)檔(dang)工作。

2.歸檔材料應是原件(jian),復印(yin)件(jian)原則上不得歸檔。

3.歸檔材料必須完(wan)整(zheng)。兼職檔案員(yuan)在整(zheng)理(li)過程中要認真(zhen)檢查(cha),不要缺頁、漏項,如請(qing)示與批復、正文與附件應(ying)(ying)一并歸檔,應(ying)(ying)逐份清(qing)點(dian)收集齊全(quan)歸檔,不得遺漏和散失。

4.歸檔文件(jian)均應注明文件(jian)形(xing)成時間并加蓋公章。

5.需長久保(bao)存檔案(an)文字材料,文件字跡應(ying)選用碳素墨(mo)水或黑色中性筆書寫,印章應(ying)完整清晰(xi)。

6.電(dian)子文檔(dang)與(yu)紙(zhi)(zhi)質文件(jian)應同(tong)時歸檔(dang)。在移(yi)交(jiao)檔(dang)案的同(tong)時移(yi)交(jiao)紙(zhi)(zhi)質文件(jian)的目錄(lu)(或歸檔(dang)文件(jian)目錄(lu))、卷(juan)內(nei)目錄(lu),并移(yi)交(jiao)各類目錄(lu)電(dian)子版。

7.各部門加強電(dian)子(zi)文件、聲(sheng)像(xiang)材料的(de)(de)(de)歸(gui)檔。歸(gui)檔的(de)(de)(de)聲(sheng)像(xiang)、實物檔案須標(biao)(biao)明事由(事件)及時(shi)間、地(di)點、人物;電(dian)子(zi)檔案須標(biao)(biao)明與紙質檔案相符的(de)(de)(de)標(biao)(biao)題及時(shi)間,并刻(ke)錄光(guang)盤。實物檔案如獲(huo)得省級以(yi)上(shang)表(biao)彰的(de)(de)(de)獎狀、證書和具有特(te)殊意義的(de)(de)(de)實物,若本單位利用率(lv)高,可在原單位暫存,但應完(wan)成實物檔案目錄的(de)(de)(de)移(yi)交。

8.因各(ge)種原(yuan)因撤銷(xiao)、歸并單位的(de)檔(dang)(dang)案由(you)檔(dang)(dang)案室老師與原(yuan)單位兼職檔(dang)(dang)案員共(gong)同負責辦理整理移(yi)交(jiao)手續。

9.歸(gui)檔(dang)(dang)材(cai)料整理,以及移交目錄(lu)填寫的相關問題請參考附件5 《歸(gui)檔(dang)(dang)文件整理相關問題說明》。


四、移交時間

行政管理部門、各(ge)分院將于(yu)2018年3月6日(ri)開始將歸檔(dang)(dang)材料移(yi)交(jiao)進檔(dang)(dang)案室。請各(ge)單位參考附件4 《歸檔(dang)(dang)部門時間安(an)排》與檔(dang)(dang)案室聯系并辦理移(yi)交(jiao)手續。

聯系(xi)電話:23887338

民生學院檔案室


2018年1月16日


相關附件


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